Переговоры – неотъемлемая часть любого бизнеса. Несмотря на активное развитие электронных средств коммуникации, сложно переоценить значимость прямого контакта с клиентами и партнерами. Грамотно спланированные совещания или переговоры могут изменить политику фирмы. Наряду с выстраиванием психологической стратегии переговоров не стоит забывать о помещении, в котором они будут проходить.
Помимо цветовых решений интерьера, стоит уделить самое пристальное внимание оборудованию: мебель для конферец-зала должна быть, прежде всего, удобной и комфортной. От того, насколько удобно будут сидеть ваши слушатели, зависит до 50% успеха конференции. Не так важно, располагает ваша фирма внушительным конференц-залом вместимостью в несколько сотен человек, или небольшой закрытой зоной для переговоров. Главную роль в выборе мебели для этого помещения играет создаваемая атмосфера. Комната для переговоров должна создавать ощущение комфорта и защищённости. Кроме того, необходимо продумать расположение проводки и специальной техники: проекторов, экранов для презентаций, динамиков и т.д.
Если планируется большой конференц-зал, отдельное внимание уделяется месту для выступления, где устанавливается трибуна, и месту для особых гостей, где располагается стол президиума. Помните, отдельные элементы мебели должны гармонировать со всей обстановкой в зале.
Главной деталью интерьера небольшого зала является стол. Стол для конференц-зала должен обеспечивать комфортное расположение участников с любой стороны лицом друг к другу. Этим достигается особый психологический эффект, благодаря которому все делегаты выступают на равных. Именно из этих соображений использовать простой рабочий стол в качестве конференц-стола не рекомендуется. Однако в отдельных случаях конференц-стол может комплектоваться из рабочих столов и соединительных элементов.
Рекомендуется проектировать интерьер, исходя из масштабов и особенностей помещения. Не стоит загромождать небольшой зал массивной мебелью, иначе в нём будет некомфортно находиться.
Конференц-мебель отражает уровень дохода компании, является её визитной карточкой. Если все конфренц-стулья разные, а столы неудобные, имидж фирмы будет существенно подорван. Не каждый клиент захочет сотрудничать с организацией, у которой недостаточно средств для оформления собственного офиса. Напротив, если мебель для переговорной хорошо спроектирована, качественно выполнена, выглядит дорого и стильно, то внимание к вашей компании и ее репутация сразу же повышаются.
Но помните, переговоры и процесс подписания договоров и контрактов – это серьезное дело, которое должно проводиться в серьезном помещении. Избегайте вычурности и фривольности в интерьере, используйте минимальные украшения, например, живые или искусственные цветы в кадках.